Términos, Privacidad y Aviso de Inteligencia Artificial

SofiVet es una plataforma de software como servicio (SaaS) alojada en la nube, diseñada para la gestión integral de clínicas, consultorios y hospitales veterinarios. Sus módulos incluyen historia clínica electrónica, agenda de citas, facturación, inventario, comunicaciones automatizadas y herramientas analíticas de apoyo profesional.

1.1 Alcance del servicio

El uso de SofiVet se ofrece bajo un modelo de suscripción a las clínicas veterinarias contratantes ("Cliente"), quienes acceden a la plataforma mediante credenciales asignadas a su personal autorizado ("Usuarios").

1.2 Cuentas y seguridad de credenciales

• Cada Usuario es responsable de mantener la confidencialidad de su nombre de usuario y contraseña.
• Está prohibido compartir credenciales entre miembros del equipo o con terceros ajenos a la clínica.
• El Usuario debe notificar de inmediato cualquier acceso no autorizado o incidente de seguridad.
• SofiVet podrá suspender temporalmente cuentas ante actividad sospechosa para proteger los datos clínicos.

1.3 Responsabilidad del administrador de clínica

El usuario con rol de Administrador de cada clínica es responsable de: (i) crear, gestionar y revocar accesos del personal; (ii) asignar los roles y permisos apropiados (veterinario, secretario, auxiliar, groomer, etc.); (iii) garantizar que la información cargada cumpla las leyes aplicables; y (iv) desactivar oportunamente usuarios que dejen de pertenecer a la organización.

1.4 Uso aceptable

El Usuario se obliga a usar la plataforma con fines lícitos, profesionales y conforme a la ética veterinaria vigente. Cualquier uso que vulnere derechos de terceros, la normativa de protección animal o la legislación colombiana faculta a SofiVet a suspender el servicio.

SofiVet incorpora funcionalidades potenciadas por Inteligencia Artificial, incluyendo generación de textos clínicos de apoyo, resúmenes automáticos de historia, sugerencias analíticas, procesamiento de datos y automatización de flujos administrativos.

2.1 Naturaleza no vinculante de las salidas de IA

• Las sugerencias, resúmenes o predicciones generadas por IA son referenciales.
• No sustituyen la valoración presencial, la exploración física ni la experticia profesional.
• El profesional debe validar, corregir o descartar cualquier salida antes de utilizarla clínicamente.

2.2 Exención de responsabilidad

SofiVet no será responsable por decisiones clínicas, terapéuticas, farmacológicas o quirúrgicas adoptadas con base parcial o total en las salidas de sus modelos de IA. La responsabilidad profesional permanece, conforme a la legislación colombiana, en cabeza del médico veterinario tratante.

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes de la República de Colombia, SofiVet informa a los titulares sobre el tratamiento de sus datos personales.

3.1 Consentimiento expreso

Al registrar un propietario/tutor en la plataforma, la clínica declara haber obtenido el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos, así como de los datos clínicos del paciente animal bajo su responsabilidad.

3.2 Datos recolectados

• Propietarios/tutores: nombres, documento de identidad, teléfono, correo electrónico, dirección.
• Pacientes (animales): especie, raza, historia clínica, vacunación, procedimientos, imágenes diagnósticas.
• Operativos: registros de citas, facturación electrónica y bitácoras de acceso a la plataforma.

3.3 Finalidades del tratamiento

• Prestación del servicio veterinario y gestión de historia clínica electrónica.
• Agendamiento, recordatorios y notificaciones operativas (vacunas, controles, citas).
• Facturación electrónica y cumplimiento de obligaciones tributarias.
• Comunicaciones asistenciales autorizadas por el titular.
• Análisis interno agregado para mejora del servicio, sin identificar personas.

3.4 Derechos del titular (ARCO)

Como titular usted puede en cualquier momento:

• Acceder a los datos que reposan en la plataforma.
• Rectificar información inexacta o desactualizada.
• Cancelar (suprimir) sus datos cuando no exista obligación legal de conservación.
• Oponerse al uso para fines no autorizados y revocar el consentimiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

3.5 Canal para ejercer derechos

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante el canal oficial designado por su clínica veterinaria (correo institucional o dirección física registrada) o escribiendo al equipo de SofiVet al correo [email protected]. Las solicitudes se atenderán en los plazos establecidos por la ley.

3.6 Medidas de seguridad

SofiVet adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables — incluyendo cifrado en tránsito, control de acceso basado en roles (RBAC), aislamiento por clínica mediante Row-Level Security, respaldos periódicos y auditoría — para prevenir accesos no autorizados, pérdida, alteración o uso fraudulento de la información.

Todo el código fuente, diseño de interfaz, experiencia de usuario, marcas, logotipos, arquitectura de software, esquemas de base de datos y documentación de SofiVet son propiedad intelectual exclusivade sus titulares y se encuentran protegidos por las leyes colombianas e internacionales.

4.1 Prohibiciones

• Ingeniería inversa, descompilación o intento de derivar el código fuente.
• Scraping, extracción masiva o automatizada de datos de la plataforma.
• Copia, reproducción o distribución no autorizada de cualquier componente.
• Uso de la plataforma para actividades ilícitas, fraudulentas o contrarias a la ética.
• Suplantación de identidad o violación de credenciales.

El incumplimiento faculta a SofiVet a suspender inmediatamente el servicio e iniciar las acciones civiles y penales que correspondan.

5.1 Disponibilidad

SofiVet realizará esfuerzos razonables para mantener el servicio disponible 24/7. No obstante, podrán presentarse ventanas de mantenimiento programado, interrupciones por causas de fuerza mayor o dependencias de proveedores de infraestructura en la nube.

5.2 Fuerza mayor

SofiVet no responderá por interrupciones causadas por eventos ajenos a su control razonable, incluyendo desastres naturales, cortes eléctricos, ataques cibernéticos, fallas de red pública o acciones gubernamentales.

5.3 Dependencias de terceros

La plataforma se apoya en proveedores de infraestructura en la nube y servicios de terceros (correo, autenticación, mensajería). La responsabilidad de SofiVet se limita a lo directamente atribuible a su actuación.

5.4 Exclusión por uso indebido

SofiVet no se hace responsable por daños derivados del uso indebido, negligente o no autorizado de la plataforma por parte de operadores de la clínica, incluyendo la carga de información incorrecta, la exposición accidental de credenciales o el incumplimiento de estos términos.

5.5 Aceptación

El uso continuado de SofiVet constituye aceptación integral de este documento. La versión vigente será la publicada en esta página; los cambios sustanciales serán comunicados con antelación razonable.